Lenguaje administrativo claro

Ofrecer textos adecuados a la ciudadanía

Una de las obligaciones de la Administración

autor: Begoña Ayerdi, Julio 4, 2017

Ofrecer información a la ciudadanía constituye una de las funciones principales que la Administración debe llevar a cabo. A menudo esa información está recogida en documentos técnicos, por lo general extensos y complejos de entender para personas no expertas. En consecuencia, resulta necesaria una tarea previa de adaptación de los textos originales para poder ofrecerlos a la ciudadanía.

Además de la reescritura de los textos, han de considerarse otros factores en esa tarea de confeccionar textos comunicativos. Basándonos en un ejemplo concreto, en este post hemos querido describir someramente los pasos básicos que debe seguir todo proceso de adaptación.

Imaginemos la siguiente situación: Cada día menos personas responden a las encuestas. Esta circunstancia es motivo de preocupación en el Instituto Vasco de Estadística (Eustat), por lo que han decidido preparar un tríptico para clarificar algunos conceptos básicos y aumentar de ese modo la confianza que la ciudadanía tiene en la Administración. La idea es ofrecer el tríptico informativo a las personas en el momento en el que se les pide que respondan a una encuesta.

Para escribir el texto, hemos recurrido a dos fuentes principales:

He aquí la propuesta para el tríptico:

¿Está obligado a responder a las encuestas?

¿Qué pasos hemos dado para escribir el texto?

1. Imaginar a la persona que leerá el tríptico. En este caso, cualquiera de nosotros podría ser esa persona, porque el texto está destinado a la ciudadanía en general. Así, sin perder de vista que nuestro reto consiste en aumentar la confianza que la ciudadanía tiene en la Administración, hemos elegido la información más interesante de cara a ese objetivo.

2. Elegir el formato para ofrecer la información. Hemos optado por un tríptico, pero las opciones son diversas: un artículo para la red, un post en un blog, un resumen del informe, una presentación dinámica, etc.

3. Definir las ideas y organizarlas en párrafos (una idea, un párrafo). Hemos utilizado preguntas para distinguir cada contenido de un modo más claro.

4. Utilizar la segunda persona para dirigirnos directamente a quien leerá la información. He aquí algunos ejemplos: ¿Está obligado a responder a las encuestas?, ¿Qué información deben proporcionarle los encuestadores?, (...) Las consecuencias que puede acarrearle el hecho de no responder a una encuesta, (…) los encuestadores están obligados a mostrarle su tarjeta de identificación.

5. Añadir información complementaria. Hemos de tener en cuenta que no todos tenemos los mismos intereses; algunas personas quieren profundizar más que otras, y gustan de recurrir a las fuentes originales. Por ello, hemos añadido la dirección del Eustat y la referencia a la Ley 4/1986. Si hubiéramos optado por un formato para leer en la pantalla, habríamos incluido los enlaces en el propio texto.

6. Adaptar la redacción del texto de modo que sea fácilmente comprensible.

Texto original en el informe:
El secreto estadístico es un deber jurídico que obliga a todo el personal estadístico y también a las personas físicas o jurídicas que tengan conocimiento de la información estadística individualizada y a los órganos de las administraciones públicas con competencia en materia de función pública estadística a no difundir, ni directa ni indirectamente, datos individuales o individualizados de los suministradores de la información. Todo el personal que lleva a cabo la recogida de la información, así como cualquier otra función dentro de EUSTAT, debe firmar una cláusula de confidencialidad (Artículo 15 de la Ley Vasca de Estadística).
Texto propuesto:
¿Qué es el secreto estadístico?
Es un deber jurídico que prohíbe a todo el personal del Eustat difundir datos personales directa o indirectamente.Todo el personal debe firmar una cláusula de confidencialidad.

Texto original de una de las preguntas-respuestas publicadas en la página del Eustat:
¿Es obligatoria la respuesta a los cuestionarios de una estadística oficial?
La colaboración de la población y de las empresas en la respuesta de los cuestionarios es legalmente obligatoria, dado el carácter de interés público, fijado por el Parlamento Vasco, de todas las estadísticas integradas en el Plan Vasco de Estadística y en sus Programas Anuales de actuación estadística (Artículos 9 al 16 y 19 al 23 de la Ley 4/1986, de 23 de abril, de Estadística de la Comunidad Autónoma de Euskadi). Con ello se asegura una cuota adecuada de respuestas y, por tanto, unos resultados estadísticos fiables.
 Texto propuesto:
Está obligado a responder a las encuestas?
Por ley, está obligado a responder a las encuestas. Con esta medida se asegura una cuota adecuada de respuestas y, en definitiva, resultados estadísticos fiables.
Ley 4/1986, de 23 de abril, de Estadística de la Comunidad Autónoma de Euskadi

 

7. Ofrecer títulos atractivos, a modo de cebo, para que realmente se lea el tríptico.

¿Está obligado a responder a las encuestas? El tratamiento de la confidencialidad en la Administración

8. Adecuar el diseño del texto: imágenes, negrita para títulos y preguntas, distintos tamaños de letra para los títulos y texto, espacios en blanco, listas, etc.

 Recuerda: siempre debemos adaptar nuestros textos a las características peculiares de quien los leerá.   Recuerda: siempre debemos adaptar nuestros textos a las características peculiares de quien los leerá.

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