En este artículo analizaremos las partes más importantes del correo electrónico. Conocer cada uno de sus elementos ayudará a que utilicemos mejor la herramienta. La estructura de los mensajes consta de varias partes, aunque no siempre emplearemos todas; por lo tanto, en esta entrada aprenderemos cómo y cuándo utilizarlas.

 

 

No todos los mensajes necesitan un saludo inicial

La mayoría de los mensajes comienzan con un saludo. Sin embargo, siempre es necesario. Por ejemplo, está de más en mensajes de respuesta que se consideran una segunda parte de la comunicación. Añadirlo en estos casos puede resultar incluso inadecuado. Ahora bien, si por alguna razón la respuesta no es inmediata, puedes añadir un saludo a modo de disculpa. 

Tras el saludo inicial, preséntate

Tanto si te comunicas por primera vez con esa persona como si lo haces solo de manera ocasional, preséntate. De esta manera, el destinatario te identificará por tu nombre o por el rol que ocupas en la comunicación (cliente, compañero, responsable…).

El cuerpo del mensaje: la parte más importante

En el cuerpo del mensaje redacta lo que deseas comunicar a tus destinatarios. En este espacio la escritura debe ser correcta desde el punto de vista gramatical y, además, clara y comprensible, ya que el fin de todo mensaje es que se entienda. 

Para fragmentar el texto, se recomienda emplear párrafos y listas con el fin de que el lector localice y comprenda la información con facilidad.

En cuanto a las formas personal e impersonal, cabe decir que cualquiera de ellas es correcta según el contexto. Nos dirigimos a la ciudadanía de manera impersonal cuando hablamos en nombre de nuestra organización, y damos al texto una expresión oficial y despersonalizada:

                     El IVAP puso en marcha el servicio de consultas telemáticas Duda-muda en junio de 1998. Desde entonces, se han recibido más…

 Al elegir la primera persona del plural (nosotros), subrayamos la importancia de la organización y del trabajo en común:

                    Tras haber estudiado su reclamación, hemos decidido aceptarla.

 Con la primera persona del singular (yo) se personaliza lo escrito, y se añade un matiz de autoridad:

                     Por medio de la presente autorizo la…

 También se pueden combinar:

                    Me complace comprobar que vuelve a estar entre nosotros dispuesto a colaborar en nuestro proyecto.

 Las dos últimas formas confieren al texto naturalidad y son más cercanas al ciudadano. Por ello, conviene priorizar su uso y evitar la utilización desmedida de formas impersonales. 

La despedida

La despedida delimita el texto, anuncia que en ese punto termina el cuerpo del mensaje. En consecuencia, no conviene utilizar posdatas.

Asunto igual a título

El asunto cumple con la función de título y debe ofrecer la mayor información posible sobre el contenido.

Nunca enviaremos un mensaje sin título y no utilizaremos formas como "Hola", "Duda", etc. que no dan ninguna pista sobre el contenido del mensaje.

Si adjuntas, avisa.

Mediante el correo electrónico también puedes enviar archivos adjuntos, cuando sea realmente necesario. Quizá esa información la puedas incluir en el texto del mensaje, mediante un enlace al contenido de una web o compartiendo un documento en la nube (computación en la nube).

Si crees que es preciso adjuntar, avisa de ello al destinatario,  indícale cuántos archivos anexas y déjale claro qué contiene cada uno de ellos, ya que algunos servidores de correo electrónico muestran los adjuntos de forma más visible que otros.

Además, procura enviar archivos que «pesen» poco y en formatos habituales, para que se puedan abrir sin problemas.

Con la firma cerramos el mensaje

La firma es un elemento muy importante que tiene la finalidad de identificar al emisor, y, además, difunde esa identidad a otros usuarios cuando se reenvía el mensaje. La mayoría de los servidores ofrecen la opción  de personalizarla y adjuntarla automáticamente.

El bloque de firma suele contener estos datos:

• nombre completo de la persona
• cargo que desempeña
• nombre de la organización
• teléfono y dirección de correo electrónico
• dirección postal
• logo y página web de la empresa
• enlaces de las cuentas en redes sociales de la empresa y del firmante

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