El tono identifica la actitud de quien escribe hacia quien lee y, por tanto, establece un modo de relación específica entre ambas partes. Su idoneidad dependerá del contexto comunicativo en el que se encuentra.

Para optimizar un escrito, debemos adecuar el tono teniendo en cuenta fundamentalmente tres elementos: el perfil de las personas receptoras, el tema tratado y el formato o el tipo de documento elegido para transmitir el contenido.

Como consecuencia del avance de la comunicación digital, la Administración está cambiando el tono que utiliza para comunicarse con la ciudadanía. El tono objetivo y respetuoso sigue siendo el más apropiado, pero empezamos a encontrar tonos con distintos niveles de formalidad según el formato comunicativo que se emplee; por ejemplo, el tono de una notificación acostumbra ser más formal que el de un sitio web.

El tono en la escritura permite potenciar el valor del mensaje que queremos transmitir; en consecuencia, es un elemento que debemos cuidar.