Asistente de Dirección General
Bizkaia
La persona que se incorpore, dentro de las responsabilidades asignadas al puesto, desempeñará un papel fundamental, acometiendo, en concreto, las siguientes labores:
Apoyo directo a la Dirección
- Gestionar la agenda del/de la director/a, planificando y priorizando reuniones, citas y compromisos.
- Organizar y preparar la documentación necesaria para reuniones, comités y sesiones de dirección.
- Realizar seguimientos de acuerdos y tareas derivadas de reuniones, en los casos que sea necesario, solicitando y recabando en nombre de la Dirección la información o documentación al efecto.
- Anticipar necesidades operativas de la Dirección y facilitar la toma de decisiones.
- Coordinación transversal entre la Dirección General y los distintos departamentos, en relación con los objetivos estratégicos y/o proyectos transversales, en los casos en los que sea necesario.
Gestión de comunicaciones y relaciones
- Actuar como punto de contacto entre Dirección y áreas internas/externas.
- Filtrar, priorizar y canalizar llamadas, correos y visitas.
- Redactar y tramitar comunicaciones e/o informes en nombre de la Dirección.
Organización de reuniones, eventos y viajes
- Coordinar reuniones (logística, convocatorias, medios técnicos, etc.).
- Organizar viajes profesionales (itinerarios, reservas, documentación).
- Elaborar agendas, actas y documentación de soporte de reuniones, en los casos en los que sea necesario.
Gestión documental y administrativa
- Elaborar, revisar, archivar y controlar información sensible, asegurando su confidencialidad.
- Administrar bases de datos, registros y correspondencia asociada a la Dirección.
- Redacción, revisión y tramitación de documentos y trámites oficiales, incluyendo la gestión de circuitos de validación y firma de la Dirección.
- Priorizar la documentación a someter a firma según criterios de urgencia y relevancia.
Asimismo, podrá participar en otras funciones de índole semejante a las descritas arriba que fueran necesarias para el cumplimiento de sus objetivos o que le fueran encomendadas por su responsable directo y siempre enfocadas con el objeto de este.
Formación Profesional de grado superior en el ámbito de la administración/gestión y/o secretariado.
- Euskera: C1 mediante certificado oficial o nivel equivalente acreditable por otros medios.
- Inglés; B2 mediante certificado oficial o nivel equivalente acreditable por otros medios.
Se valorará positivamente el conocimiento de otros idiomas a nivel medio-alto.
• Experiencia de al menos 5 años, durante los últimos 8 años, en puestos de secretariado de dirección desempeñando las actividades arriba descritas.
Se valorará positivamente la experiencia en empresas del sector energético y/o en empresas de un tamaño y actividad similar al Grupo EVE; así como la experiencia en el Sector Público.
• Informática: Programas ofimáticos a nivel avanzado
• Carnet de conducir B.
• Disponibilidad horaria asociada a las necesidades del área, normalmente planificadas.